A legtöbb cégvezető szerint a január 1-el kezdődő átállás az egyetlen lehetséges időpont, szigorúan a pénzügyi évhez igazodva. Azonban sok cégnek az év vége, a karácsonyi időszak amúgy is nagy terhelést jelent, ezért a legnagyobb munka közben nem túl jó dolog a kollégákat oktatással és plusz munkával tovább terhelni, miközben a régi rendszerben is dolgoznak. Az ügyviteli rendszert inkább olyankor kell lecserélni, amikor a cég elviseli, hogy minden áll 1-2 napig. Ezért nem csak az év vége, vagy a hónap forduló, hanem akár egy hétvége is megfelelő időpont lehet.
Az előkészület a legfontosabb és egyben a leghosszabb rész, nagyon alapos munkát kíván. El kell dönteni, hogy
Az átállás kezdete akkor jön el, amikor a régi rendszerben már nem keletkezhetnek új adatok. Ekkor történik meg az adatok exportálása, importálása. Ezek az adatok tipikusan:
Megfelelő előkészítés esetén ez 1-2 munkanap alatt megtörténhet.
Az átállást követő első munkanap érdemes különösen körültekintőnek lenni. Fel kell készülni arra, hogy az előzetesen megfelelő oktatást ellenére is nagyjából semmit sem fognak elsőre megtalálni az új rendszerben. Ráadásul az alapos előkészítés ellenére is biztosan kell még egy kicsit finomhangolni a rendszeren: például az élesben történő használat alatt gyorsan kiderül, ha valakinek nincs jogosultsága valamilyen funkcióhoz, ami kellene a munkájához. Az észrevételeket pozitívan kell kezelni, mert hamar komoly belső ellenállás fogja azt mondani, hogy „a régi rendszerben minden jobb volt”.
Az éles rendszer indulása után, az első számla kiállítását követően be kell jelenteni a NAV-nak a rendszer használatának megkezdését.
Kapcsolódó oldalak: