Felhasználói eszközök

Eszközök a webhelyen


penzugyi_levelek

Pénzügyi levelek

Az eVIR rendszer háromféle pénzügyi e-mailt küld:

  • Bizonylatot (pl. számlát) tartalmazó e-mail
  • Értesítést (pl. lejáró számláról)
  • Fizetési felszólítást (lejárt fizetési határidejű számlákról)

Bizonylat e-mail

A rendszer a bizonylatokat el tudja küldeni e-mailben. Ennek feltétele, hogy telepítve legyen az ehhez szükséges modul, létre legyen hozva egy sablon, valamint a bizonylaton szereplő partner rendelkezzen e-mail címmel.

A sablon létrehozása a Törzsadatok→Pénzügyi→Email menüpontban történik, a felhasználása pedig a Törzsadatok→Pénzügyi→Email értesítő menüpontban.

Értesítő e-mail

Korlátlan mennyiségű különböző értesítő e-mail beállítására van lehetőség a Törzsadatok→Pénzügyi→Kintlevőség menüpontban. Tipikusan kétféle értesítést szoktunk beállítani:

  • a számla fizetési határideje előtt pár nappal egy előzetes értesítés
  • rendszeres időközönként (hetente, havonta, stb.) egy pénzügyi összefoglaló e-mail, amelyben minden pénzügyileg rendezetlen számla szerepel adategyeztetési céllal

Fizetési felszólítások

Tetszés szerinti intervallummal és ismétlődéssel lehet különböző fizetési felszólításokat automatizáltan küldeni. Beállítása szintén a Törzsadatok→Pénzügyi→Kintlevőség menüpontban történik.


Minta

Egy tipikus beállítás:

A képen szereplő beállítások értelmezése:

  • 1 (info): „Heti pénzügyi összefoglaló” címmel küld a rendszer levelet az összes (-9999 és 9999 közötti késedelmes napok közötti) pénzügyileg nyitott állapotú számláról.
  • 2 (Info -3 nap) „Értesítés hamarosan lejáró számláról” címmel küld a fizetési határidő lejárta előtt 3 nappal (ezért -3) egyetlen alkalommal ( ezért 0 az újraküldhető napok száma).
  • 3 (2 napja lejárt) „Számla információ” címmel megy egy e-mail egyetlen alkalommal, pontosan a fizetési határidő lejártát követő 2 nappal.
  • 4 (7 napos felszólítás) „Első fizetési felszólítás” címmel, szintén egyetlen alkalommal a fizetési határidő lejártát követő hetedik napon megy az e-mail.
  • 5 (8-15 napos felszólítás) „Fizetési felszólítás” címmel a 8. és a 15. késedelmes nap között, 3 naponta megy az email a késedelmes számlákról.
  • 6 (16-30 napos felszólítás) „Fizetési felszólítás” címmel a 16. és a 30. késedelmes nap között 3 naponta küld a rendszer e-mailt
  • 7 (31. napi utolsó) „Behajtás előtti utolsó fizetési felszólítás” címmel, pontosan a 31. napon megy ki ez a levél, egyetlen alkalommal.
  • 8 (Consequence) „Információ követeléskezelőnek történt átadásról” címmel pontosan a 35. napon megy az email, szintén egyetlen alkalommal.

A rendszer minden esetben a pénzügyi számlanyilvántartásban szereplő számlák fizetési határidejét nézi, valamint a bankon vagy házipénztáron keresztül kiegyenlített (vagy lezárt) állapotot veszi figyelembe. Emiatt nagyon fontos, hogy az automatizált fizetési felszólítások küldése naprakész adatokból dolgozzon, azaz minden egyes banki nap végén a beérkezett összegeket be kell vezetni a nyilvántartásba, nehogy olyan számlára menjen ki fizetési felszólítás, ami már térült.

A fenti példában csak az első („Heti pénzügyi összefoglaló”) e-mail tartalmazza az összes pénzügyileg rendezetlen számlát, az összes többi csak a felszólítás időszakába eső számlákat sorolja fel függetlenül attól, hogy vannak esetleg más rendezetlen számlák is.

Kapcsolódó oldalak:

penzugyi_levelek.txt · Utolsó módosítás: 2017/04/03 23:00 szerkesztette: royal