Miért van szükség egy vállalatirányítási rendszerre, az eVIR-re?

Fordítsuk meg a kérdést: miért ne lenne szüksége rá? Általában olyan ellenérvek szoktak elhangzani, mint pl.

• bonyolult, nem értenek hozzá
  Bármilyen rendszer elsőre bonyolultnak tűnhet, de éppen azért van a dokumentáció, azért van a terméktámogatás, oktatás, hogy kialakulhasson a napi rutin, ami által már teljesen természetes a rendszer kezelése
• nem látják be, hogy megtérülne a bevezetése
  Csak azt lehet kontrollálni, amit mérni is tudunk. Ameddig nincs bevezetve a rendszer, nem látjuk, hogy milyen nagy veszteség ér csak azért, mert nem használjuk ki a lehetőségeket. A rendszer bevezetése után a korábbi időszakokkal összehasonlítva jelentős mértékű növekedés tapasztalható.
• nincsenek kialakított üzleti folyamatok, amit támogatni lehetne vele
  A rendszertől függetlenül is probléma, ha csak „érzésre” történik a cég működtetése, nincs mihez igazodni, nincs mi alapján döntéseket hozni. Nagyon sokat segít, ha egy lépéssel hátrébb állva áttekintjük az egész céget, elemezzük a folyamatokat és felépítjük azt a rendszert, ami alapján múködnie kell a cégnek, a folymatoknak.
• kifizettek már egyszer pár milliót valamire, amitől csak nehezebbé vált a munkavégzés
  Ezért kell körültekintően kiválasztani a megfelelő rendszert, ami nem problémákat okoz, hanem segít. Bizonyos részeken a munkavégzés átcsoportosul, de más részeken ez többszörösen megtérül.
• belső ellenállás a kollégák részérő, hogy még valami jön pluszban, amire figyelni kell
  A kollégák munkafolyamatait is olyan módon kell kialakítani, amivel nem plusz munkát kapnak a rendszer használatával, hanem az előnyeit élvezhetik.
• magas egyszeri (indulási, bevezetési) költségek
  Az eVIR rendszernek van olyan verziója, ami semmilyen kezdeti költséggel nem jár, cserébe a felhasználó részéről igényel több elfoglaltságot. Ez azok számára optimális, akik szívesebben foglalkoznak a bevezetéssel, mintsem fizessenek érte külső szakembernek.
• elég lesz egy Excel táblázat is a nyilvántartáshoz
  Egy bizonyos szintig ez tényleg így van. De fel kell ismerni azt a pontot, amikor már több előnyt nyújt egy integrált rendszer.
• csak 1-2 kolléga dolgozik a cégben, ehhez nem kell nyilvántartás
  Egy jó nyilvántartás 1-2 kolléga esetén is segítség, ráadásul megkönnyíti a bővülést, a helyettesítést is.
• jó lenne bevezetni, de most éppen nincs rá idő, talán majd jövőre
  Pont a mihamarabbi bevezetéssel lehet oda eljutni, hogy több szabadidő legyen. A rendszer sokat segít az automatizálással, az adatok rendezett és összekapcsolt nyilvántartásával, így hatékonyabban, gyorsabban, jobban el lehet végezni a feladatokat.

De ezek mind olyan érvek, amelyek nagyon mondvacsináltak, nem igazán állják meg a helyüket.

Előre tényleg nem lehet tudni, hogy mire jó egy ilyen rendszer bevezetése. Viszont amikor ráébred az ember, hogy milyen lehetőségek vannak benne, mekkora nagy munkát vesz le a felhasználó válláról, mennyivel stabilabb hátteret biztosít, mennyivel gyorsabban és pontosabban szolgáltat információkat, akkor már nem is kérdés, hogy szükség van a bevezetésére.

Cégtulajdonosként érdemes azon elgondolkozni, hogy hol vannak a cég életének adatai. Nagyrészt az alkalmazottak fejében, esetleg szétszórva cetliken, össze-vissza táblázatokban. Ne kerüljön sor rá, de ha egy kulcsember elmegy a cégtől, akkor az addigi munkájának eredménye, részletei hol vannak? A nélkülözhetetlen információk csak akkor vannak biztonságban, ha rendezetten egy adatbázis tartalmazza ezeket.

Egy ügyféllista és a hozzá tartozó előzmények, események az egyik legnagyobb értéke szokott lenni egy cégnek, sokszor mégsem szentelnek neki kiemelt figyelmet. Egy meglévő partnerrel már kialakult a bizalmi kapcsolat, sokkal könnyebb vele ismét üzleti kapcsolatba kerülni, mint egy új, ismeretlen személlyel, vagy céggel.

Ez az a pont, ahol elő szoktak jönni az aggályok is: de mi van akkor, ha a távozó kolléga magával viszi a teljes ügyféllistát is? Erre a kérdésre megint csak a vállalatirányítási rendszer a válasz, ahol a jogosultsági rendszer megfelelő kialakításával mindenki csak ahhoz fér hozzá, amihez szükséges. Ezt egy sima Excel táblázattal nem lehet megtenni, azt könnyű gyorsan és nyom nélkül eltulajdonítani… Az Excel a KKV-k svájci bicskája: nem csak CRM helyett használják, hanem szinte mindenre. Vannak dolgok, amire az Excel tökéletes, de a gond ott van, hogy sok vállalkozó nem látja, hol van az a pont, amikor el kéne hagyni az Excelt és helyette vállalatirányítási rendszerben gondolkozni.

Ráadásul senki nem szeret többszörösen adminisztrálni, ugyanazokat az adatokat különböző táblázatokba, nyilvántartásokba rögzíteni. Ha egy integrált rendszer lehetőséget biztosít arra, hogy az adatokat csak egyszer kell rögzíteni, akkor még időt, energiát is megtakarít a rendszer használata.

Egy jó rendszer további segítséget is tud adni az automatizálással: leveszi az ismétlődő feladatok terhét a kollégák válláról, ami miatt gyorsabb és hatékonyabb ügyintézések, pontosabb adminisztráció, kevésbé terhelt ügyfélszolgálat lehet.

Növeli a hatékonyságot és az árbevételt is azzal, hogy figyelmeztet a tennivalókra, nem lesznek félbehagyott és úgy felejtett ügyek, vissza nem hívott ügyfelek, ki nem számlázott termékek, követhetetlen raktárkészletek, stb.