Működés

A folyamat

Maga a számla készítés nem változott az online rendszer életbe lépésével, pontosan ugyan úgy kell elkészíteni a számlát, mint ahogy az korábban történt. A számla elkészülte után történik meg az adatok továbbítása a NAV részére emberi beavatkozás nélkül, automatikusan.

Az adatszolgáltatási folyamat működése nem technikai és nem teljes körűen leírva:

A rendszer a kiállított számla adatait elküldi a NAV rendszerébe.

Ha nem sikerült elküldeni, akkor

eltárolja a sikertelenség okát és technikai adatait, bizonyítékképpen, hogy időben megkezdtük az adatszolgáltatást.

újra próbálkozik magától rendszeres időnként

Ha sikerült a kommunikáció, akkor

kap egy tranzakció azonosítót, ha formailag helyes volt az adat

kap egy hibaüzenetet az elutasításról, ekkor felhasználói beavatkozás lesz szükséges (nem várható, hogy ez rendszeresen előfordul)

A tranzakció azonosító alapján 5 perccel később a rendszer lekérdezi a feldolgozottsági állapotot

Ha a számla még nem került feldolgozásra, akkor beállítja az időzítést újabb lekérdezésre egy későbbi időpontra

Ha a számla feldolgozásra került, akkor az eredményét letölti és a számlához eltárolja. Ezek az állapototok lehetnek:

Minden rendben van a számlával (DONE)

Nagyjából rendben van, hiba nincs, de előfordulhat, hogy valami nem helyes (WARN)

A feldolgozás nem sikerült hiba miatt (ERROR)

Ha nincs minden rendben, akkor felhasználói beavatkozás szükséges. Ez lehet:

tudomásul vétel (azaz nem hiba az, amit a NAV jelzett, és nem akarunk több figyelmeztetést kapni róla)

Javítás. Mivel a számla adattartalma a kiállítást követően nem változtatható, ezért ha tartalmi probléma van, akkor módosító bizonylattal történhet a javítás, azaz helyesbítő számla, vagy stornó és új számla kiállítása.

Online számla portál

A folyamat állapotokat az Online Számla menüpontban lehet gyorsan áttekinteni:

A portálon levő lehetséges információk:

A címsorban szereplő Éles rendszer, vagy demó verzió esetén Teszt rendszer segít eldönteni, hogy adatszolgáltatás hova történik

Folyamat állapotok: a beküldésre váró vagy beküldött számlák állapota

Token: egy tokent lehet lekérni a NAV-tól. Jelentősége nincs, de ezzel lehet a legegyszerűbben tesztelni a NAV online állapotát és a beállított technikai felhasználó helyességét

URL-ek: információ a NAV elérhetőségéről, ahol be lehet jelentkezni megtekinteni az adatszolgáltatásokat, számlákat

Problémák: a rendszer önellenőrzés folyamán talált hibalehetőségek, amelyekre kattintva az adott problémától függő oldalra navigál a rendszer (pl. áfa kulcsok, fizetési módok, stb.)

User adat: a beállított technikai felhasználó adatai, valamint a beállított adatszolgáltatási értékhatár

Felhasználók beavatkozási jogosultsággal: azoknak a felhasználóknak a felsorolása, akik jogosultsággal rendelkeznek a számla beküldési állapotok megtekintésére, műveletek elvégzésére. A rendszer jogosultságok közül az (os06) Online számla → Technikai → !Számla státusz view kötődik hozzá.

Folyamat állapotok

A folyamat állapotok után zárójelben szerepel egy szám, ami az abban az állapotban levő számlák számát jelenti. Az állapotok a következők lehetnek:

SENT: A számla elküldött állapotban van. Azaz a rendszerből a NAV-hoz már átkerült, feldolgozásra vár. Nincs vele tennivaló, csak információként jelenik meg,

RETRY: A számla beküldése nem sikerült, ismételt beküldésre vár

ERROR:Hibás számlák, amelyek törődést igényelnek

OK: A NAV feldolgozás hiba nélkül megtörtént (ez az állapot NEM jelenik meg a portálon)

Természetesen nem kell állandóan a portált böngészni. Amikor a rendszer rendellenességet tapasztal, felhasználói beavatkozásra vagy tudomásulvételre van szükség, akkor a beavatkozásra jogosult felhasználók számára rendszerüzenetként jelzi ezt, pl: .

Crontab job

A rendszer a háttérben rendszeresen és automatikusan kommunikál a NAV rendszerével. Alapbeállítás szerint 12 percenként történik ilyen esemény, de manuálisan is elindítható bármikor az Online számla→Technikai→Crontab job menüpontból. Amikor ez a funkció fut, akkor a következők történnek:

Az eddig sikertelen küldések megismétlése

A már beküldött számlák állapotának lekérdezése

A letöltött számlaállapotok feldolgozása

Listák

Ha a rendszer üzenetein túlmenően további technikai információkra van szükség, akkor azt az Online számla lista menüpontban lehet megnézni. A számla normál adatain (számlaszám, dátum, partner, ősszeg) a következő oszlopk vannak:

Online:

igen esetén a számla adatszolgáltatásra kötelezett

nem esetén a számla nem adatszolgáltatásra kötelezett, melynek okát a Pretext oszlop tartalmazza

Pretext: Az adatszolgáltatás szükségtelenségének oka:

NOT_ALANY: nem ÁFA alany a vevő (tipikusan magánszemély)

LOW_AFA: a számla ÁFA tartalma nem éri el a beállított limitet

Státusz: az állapot jelzőse. Értékei lehetnek:

STATUS_DONE_OK: az adatszolgáltatás sikeresen megtörtént

Tranzakció: a beküldés tranzakció azonosítója, csak hibakereséshez kellhet

Request_index: a kommunikációban a kérés sorszáma

Hiba részletek: A NAV-tól kapott hiba részletesebb leírása

Folyamat állapot: A beküldés / feldolgozás folyamat jelenlegi állapota

Teszt_prefix: a teszt rendszerben a számla sorszáma előtti jelölés

Tudomásul vett: a NAV-tól kapott jelzés tudomásul vétele hibás számla esetén

Tudomásul vétel ideje: A tudomásul vétel pontos időpontja.

Tudomásul vétel

A tudásul vétel funkció arra az esetre lett létrehozva, amikor a beküldött számlával kapcsolatban a NAV-nak észrevétele van (ERROR vagy WARNINIG). ERROR az blokkoló hiba, azaz az ebben az állapotban levő számlát a NAV nem fogadta be (pl. érvénytelen a vevő adószáma). A WARN az csupán egy észrevétel nem egy blokkoló hiba, azaz nem akadályozza meg a számla feldolgozását, csupán előfordulhat valami apró probléma. Ilyenek (a teljesség igénye nélkül, csak példának):

INCORRECT_VAT_CODE, azaz helytelen ÁFA besorolás

INCORRECT_COUNTY_CODE, azaz helytelen megyekód

INCORRECT_COUNTRY_CODE, azaz helytelen országkód

INCORRECT_CITY_ZIP_CODE, azaz helytelen irányítószám

stb, a teljes listát az APIU dokumentációja tartalmazza.

Ezeknél a felhasználó döntésére van bízva, hogy mit csinál a számlával, de a rendszernek kötelessége, hogy jelezze a problémát egészen addig, ameddig az meg nem oldódik. Ha a felhasználó kattint a Tudomásul vétel linken, akkor azzal a rendszer számára jelzi, hogy a probléma eljutott hozzá, megértette, és megoldotta (pl. számla helyesbítéssel), vagy nem kíván foglalkozni a jelzéssel, mert az nem valós vagy fontos probléma. A tudomásul vétel után a rendszer nem fog többet figyelmeztetni.

Kapcsolódó oldalak:

Online Számla indulás

Online Számla változások