eVIR tudásbázis

Számla nyilvántartás

A Pénzügy → Számlák menüpontban találhatóak a vevői és szállítói számlák pénzügyi szemléletű adatai. Nem csak a rendszerben kiállított számlák kezelésére van lehetőség, hanem a más forrásból származó (pl. számlatömbben kézzel készített, vagy más számlázóprogramból kiállított) számlák adatai is rögzíthetőek. A rendszerben kiállított vevői számlák automatikusan importálódnak. A szállítói számlákat, vagy nem az eVIR rendszerben kiállított számlákat a Pénzügy → Számlák → új számla menüpontban lehet rögzíteni.

Az adatfelvitelnél a számlán található adatokat kell rögzíteni, ezek a következők:

• Partner adatok
• Számla típusa: ez lehet
  • vevői: saját számla, ami vagy az eVIR rendszerből, vagy a rendszertől függetlenül keletkezett
  • szállítói: szállítótól származó számla
• Számlaszám: a számla száma. Egyetlen megkötés van: ugyanattól a partnertől nem szerepelhet kétszer ugyanaz számlaszám a rendszerben
• A számla dátuma
• Teljesítés dátuma
• Fizetési mód
• Fizetési határidő
• Kisadózó
• Hivatkozási szám
• Megjegyzés
• Tételek részen a számla tételeinek kívánt részletességű bontása a következő adatokkal:
  • Megnevezés: pl. Árubeszerzés, Értékesítés, stb.
  • Típus: a pénzügyi törzsadatokban előre definiált típusok közül lehet választani
  • Nettó, ÁFA%,ÁFA,Brutto adatok közül bármelyik kettő megadása esetén a másik kettőt a rendszer kiszámolja a Számol gomb megnyomására
• Összesen: a fenti tételek összege. Ez is számolódik a Számol gomb hatására, ha üres
• Pénznem: A pénzügyi törzsadatokban szereplő pénznemekből lehet választani
• Kerekítés használata számoláskor és ellenőrzéskor: a tételek kerekítve számolódjanak ki, vagy pedig a legnagyobb értelmezhető matematikai pontossággal.
• További tételek hozzáadása gomb: alapértelmezetten egy pénzügyi számlán 3 tételnek elegendő helyet jelenít meg a rendszer. Ha több tételre van szükség, akkor ezzel a gombbal lehet további tételeket hozzáadni
• Számol gomb: a fentiekben írt ÁFA és összesítő számolási műveleteket végzi el
• Vevő számla import: ha a rendszerben ki van kapcsolva a kiállított számlák automatikus importálása, akkor ezzel a gombbal lehet egyesével importálni a számlázó modullal kiállított bizonylatok adatait
• A Számla állapota részen levő két mező csak olvasható, értéküket a rendszer állítja be az adatok alapján:
  • Állapot: a számla pénzügyi rendezettségi állapota
    • Rendezetlen: a számlához semmilyen bank vagy pénztári tétel nem tartozik
    • Lezárt: a számla pénzügyileg rendezett
    • Bizonytalan: a számla részben rendezett
  • Lezárás dátuma: az a dátum, amikor a számla teljes egészében kiegyenlítésre vagy lezárásra került.

A kitöltött adatlapot a Felvesz gombbal lehet rögzíteni. Tipikus felhasználásnak számít, amikor több számla kerül egymás után rögzítésre. Ennek a folyamatnak a felgyorsítására szolgál a Felvesz és új számla rögzítés, ami az adatrögzítés után azonnal lehetőséget biztosít a következő számla adatainak felvitelére.
Ha már rögzítésre került a partner számára ugyanazzal a számlaszámmal számla, akkor a program:

• | Hiba | üzenetben értesít: | Ennek a partnernek már létezik számlája ezzel a számlaszámmal |, valamint
• megjelenik a felületen a | Felvesz | gomb felett a Felvétel megerősítése checkbox.
  

A „Tételek” részben nem kell részletesen felsorolni a számlán szereplő összes tételt, hanem csak olyan részletességgel, amire később a lekérdezéseknél szükség lehet. Pl. tipikusan egy tétel szokott lenni az áru vásárlása, „árubeszerzés” megnevezéssel, még akkor is ha sok tételt tartalmaz a számla. (A számlán szereplő termékek raktári bevételezését nem itt, hanem a Raktár→Bevételezés számláról menüpontban kell elvégezni!).

A Nettó-Áfa-Áfa%-Bruttó négyes közül mindig csak kettőt kell kötelezően megadni, a másik két adatot a rendszer a Számol gomb megnyomására kiszámolja, valamint a tételek összegét is beírja az Összesen mezőbe, ha az még nem tartalmaz adatot. Ha az összeget is újra szeretnénk számoltatni, akkor a gomb megnyomása előtt ki kell törölni belőle az adatot. Ennek oka, hogy az ÁFA kerekítések miatt eltérések lehetnek a számlán szereplő összegek és a rendszer által kiszámolt adatok között, ezért lehetőség van manuálisan korrigálni azokat. A rendszer elfogadja a felhasználó által megadott adatokat, ha azok matematikailag nem mutatnak eltérést, de informál a lehetséges problémáról.

A Pénzügy → Számlák → Összesítés menüpontban különböző csoportosításokban találhatóak a rendszerben szereplő pénzügyi számlák, a menüpontok nevei magukért beszélnek.

A számlák pénzügyi rendezettségét a házipénztár (Házipénztár kezelés) és a bank (Bankszámla kezelés) tételei határozzák meg. Amint egy pénztárbizonylathoz vagy banki tranzakcióhoz hozzárendelésre kerül a számla, az állapota megfelelő módon automatikusan változik.

Ha a számla nyilvántartás használatban van, de a vállalkozás a házipénztár és bankszámla kezelését nem az eVIR rendszerben valósítja meg, akkor is lehetőség van a számlák pénzügyi rendezettségének kezelésére. Ilyenkor a kívánt számla kiválasztását követően a számla nézet navigációs sorában szereplő Lezár funkció használatával jelezhető a rendszernek, hogy a pénzügyi állapota rendezett lett.

Kapcsolódó oldalak:

• Pénzügy
• Pénzügyi törzsadatok
• Házipénztár kezelés
• Bankszámla kezelés
• ÁFA kerekítés
• Pénzügyi kerekítés