Definíció szerint „előleg az, amit a termékértékesítés, szolgáltatásnyújtás esetében a teljesítést megelőzően az ellenértékbe beszámítható vagyoni előnyként juttat a vevő. Amennyiben maga az ellenérték kerül átadásra, akkor az már nem funkcionál előlegként.”
Az előleg számla pontosan ugyan olyan bizonylat, mint a normál számla. Elsődleges célja a vevőtől a termékek és szolgáltatások ellenértékének előre történő kifizetésének dokumentálása. Az előleg számla tartalmi kellékei:
Az „előleg” jelölést a rendszer automatikusan megteszi, ha a Számlázás→Előleg számla
menüpontban indul a folyamat.
Az előleg számlára szolgáltatást lehet tenni, ezért célszerű felvenni pl. egy „Előleg” nevű szolgáltatást a megfelelő ÁFA kulccsal, és ezt tenni az előleg számlára.
A tétel megjegyzésében, vagy a számla megjegyzésében kell feltüntetni azt, hogy mire vonatkozik az előleg.
A rendszer szempontjából teljesen mindegy az előlegszámlára kerülő tétel cikkszáma vagy megnevezése, csupán az a fontos a NAV online számla adatszolgáltatás miatt, hogy a cikktörzsben a szolgáltatás beállításai között a Speciális szolgáltatás
legördülőben az Előleg tétel
legyen kiválasztva.
A rendszer a még fel nem használt előlegszámlákról a Számlázás → Előleg számla → Számlázható előlegszámla lista
menüpontban ad információt.
Az előlegszámla felhasználása, azaz a végszámla elkészítése a Számlázás → Számla készítés
menüpontban történik olyan módon, hogy:
A rendszer támogatja az előlegszámla több részletben való felhasználását, valamint akár több előlegszámlát is lehet tenni egy végszámlára.
A bizonylat készítésről általánosságban itt lehet olvasni: Bizonylat készítés
Az előleg számla készítésének lépései:
Számlázás→Előlegszámla→Előlegszámla
menüpontbanFelvesz
gomb hatására elkészül az előleg számla PDF dokumentum, melyet a böngésző jelenít meg.Amióta a NAV XML adatszolgáltatási kötelezettség érvényben van, külön jelezni kell az exportban az előleg tételeket. Emiatt kizárólag olyan szolgáltatást lehet az előlegszámlán szerepeltetni, aminél a „speciális szolgáltatás” típusa „előleg”-re van állítva a cikktörzsben: