A TMS rendszer teljes értékűen használható bejelentkezés nélkül is, kizárólag e-mail-en keresztül. A használhatóság előfeltétele, hogy a felhasználóhoz legyen egy partner hozzárendelve a parter nyilvántartásból, valamint ennek a partnernek legyen beállítva e-mail cím. A rendszer erre az e-mail címre küldi az értesítéseket, valamint az erről az e-mail címről érkezett üzeneteket úgy tekinti, mintha azokat a parancsokat a hozzá tartozó felhasználó a felületen adta volna ki. Természetesen nincs akadálya annak, hogy egy felhasználóhoz több e-mail cím tartozzon, de ugyan az az e-mail cím csak egyetlen felhasználóhoz tartozhat.
A TMS Commander nem fogad el e-mailt ismeretlen e-mail címről.
A TMS Commander egy saját beépített súgóval rendelkezik, melyet a tms e-mail címére küldött HELP tárgyú, üres e-mail segítségével lehet megtekinteni. Válaszüzenetként ilyen tartalom várható:
From: tms@evir.hu To: felhasznalo@evir.hu Subject: [eVIR] HELP HELP, SÚGÓ Műveletek: CREATE vagy UJ vagy NEW -> Új taszk létrehozása COMMENT vagy MEGJEGYZES -> Megjegyzés fűzése a taszkhoz LIST vagy LISTA -> Taszkok listája MYLIST -> Saját taszkok listája READ -> Egy taszk bejegyzéseinek megtekintése További információ egy következő emailben kérhető "HELP Művelet" formában, pl. "HELP CREATE" Ha az email tárgy sora nem tartalmaz parancsot, akkor az alapértelmezett funkcionalitás szerint a tárgy sorban megpróbál taszk azonosítót keresni, és ahhoz a taszkhoz hozzáfűzni megjegyzésként az email szövegét. A tárgyban az azonosítót /TA2034001234 vagy [TA2034001234] formában ismeri fel. Az email szövegét egészen addig tekinti megjegyzésnek, ameddig nem talál benne egy olyan sort, amiben a --tms-- azaz két kötőjel közötti tms betük szerepelnek. Ez a jelölés jelenti, hogy vége a megjegyzés szövegének. Ilyen módon lehet például a levél előzmény részét a levélben hagyva figyelmen kívűl hagyatni. Mivel a rendszer ismeretlen címről nem fogad el levelet, ezért célszerű a TMS email címét titkos másolatként (BCC) tenni a levélbe, ha külső címzettnek megy a levél. Egy teljesen tipikus példa, ami az ügyfélnek válaszolva egyben megjegyzésként hozzáfűzi az ajánlat szövegét a taszkhoz olyan módon, hogy az ügyfél árajánlat kérését (amit már a létrehozott taszk tartalmaz) nem fűzi hozzá: +----------------------------------------------------------------------------- | From: felhasznalo@cime | To: ugyfel@cime | Bcc: tms-eVir@cime | Subject: árajánlat /TA2034001234 | ------------------------------------------------- | Tisztelt ügyfelünk! | | Megkeresésére hivatkozva a következő árajánlatot adjuk: | | ...stb....stb...stb | | Tisztelettel, | X.Y | --tms-- | | On Fri, 1 Feb 2034, ugyfel@cime wrote: | > Tisztelt cég, | > | > Eztúton kérek árajánaltot ...stb...stb...stb.. +----------------------------------------------------------------------------- További súgó tartalmak / Subtopic: COMMENT CREATE LIST MYLIST READ
From: tms@evir.hu To: felhasznalo@evir.hu Subject: [eVIR] HELP CREATE CREATE -> kér egy kitöltendő, üres formot (adatlapot), ami minden olyan mezőt és értékkészletet tartalmaz, ami alapján létre lehet hozni egy uj taszkot. CREATE FORM -> elküld egy kitöltött formot feldolgozásra Formátuma: CREATE CREATE FORM A művelet létrehoz egy új taszkot Használható még a CREATE helyett: NEW, UJ A formon belül a következő mezők használhatóak: SUBJECT (T, S, TARGY): kötelező WORKGROUP (WG, MUNKACSOPORT, W, M, MCSOP) : kötelező PARTNER_NEV (P, PARTNER) : opcionális INTEZO (I) : opcionális TERV_HATARIDO (H) : opcionális LEIRAS -- ezután minden szöveg a leírás A legtömörebb mód egy taszk létrehozására a következő formátumú email: From: felhasznalo@cime To: tms-eVir@cime Subject: new task ------------------------------------------------- t: A taszk targya m: munkacsoport_neve i: intezo_felhasznalo h: 2034.01.12 09:00 leiras Ami ide kerul, az megy a taszk leirasaba. Peldaul lehet egy ugyfeltol erkezett level tovabbitasa, vagy barmi hasonlo szoveges tartalom.
From: tms@bc.hu To: Bela FENYVESSY <fb@bc.hu> Subject: [eVIR] HELP COMMENT COMMENT -> Megjegyzés fűzése egy taszkhoz Formátuma: COMMENT taszk_azonosítója A paraméterként megadott taszkhoz megjegyzésként hozzáfűzi az email teljes tartalmát. Használható még: MEGJ, NOTE, MEGJEGYZES
From: tms@evir.hu To: felhasznalo@evir.hu Subject: [eVIR] HELP LIST LIST -> az aktív taszkok listája Formátuma: LIST [paraméter] A paraméter szerint megpróbálja a lista sorait megszűrni, ezért opcionális. Ha paraméter nélkül kapja a rendszer, akkor az összes aktív taszk szerepelni fog a listában, amihez joga van a felhasználónak. Paraméterrel hívva csak azok fognak szerepelni a listában, amelyekre illeszkedik a paraméter. Gyakorlatban például használható egy ügyfélhez tartozó taszkok kigyűjtésére. A paraméter lehet reguláris kifejezés is.
From: tms@evir.hu To: felhasznalo@evir.hu Subject: [eVIR] HELP MYLIST MYLIST -> aktív taszkok listája, amelyeknek intézője vagyok Formátuma: MYLIST (paraméter nélkül) A MYLIST parancsra a rendszer visszaküldi azoknak a taszkoknak a listáját, amelyekben a levél küldője az intéző.
From: tms@evir.hu To: felhasznalo@evir.hu Subject: [eVIR] HELP READ READ -> Egy vagy több taszk megtekintése Formátuma: READ paraméter A paraméterben megadott azonosítójú/partnerű/tárgyú saját aktív taszk megnézése. Konkrét taszk tartalmának visszaküldése emailben. Többszörös illeszkedés esetén több taszkról is küld információt.