eVIR tudásbázis

Pénzügyi értesítő és fizetési felszólítás

Értesítő e-mail

Korlátlan mennyiségű különböző értesítő e-mail beállítására van lehetőség a
Törzsadatok → Pénzügyi→ Kintlevőség menüpontban.

Tipikusan kétféle értesítést szoktunk beállítani:

• a számla fizetési határideje előtt pár nappal egy előzetes értesítés,
• rendszeres időközönként (hetente, havonta, stb.) egy pénzügyi összefoglaló e-mail, amelyben minden pénzügyileg rendezetlen számla szerepel adategyeztetési céllal

Fizetési felszólítások

Tetszés szerinti intervallummal és ismétlődéssel lehet különböző fizetési felszólításokat automatizáltan küldeni.
Beállítása szintén a Törzsadatok → Pénzügyi → Kintlevőség menüpontban történik.

Küldés

Az elkészült sablonok és beállítások alapján kétféle módon történhet a küldés:

• automatikusan:
  Az automatikus küldés időzítését a rendszert kiszolgáló szerveren kell beállítani időzített feladatként (crontab job). A sablon beállításoknak és az időzítésnek megfelelően történik a küldés, nem szükséges az eVIR rendszerbe bejelentkezni hozzá.
• manuálisan:
  Lehetőség van manuálisan is küldeni a sablonok alapján generált emaileket. A Pénzügy → Számlák → Késedelmes számlák menüpont bármelyik listáját kiválasztva, a navigációs részen található Felszólítás email gomb hatására lesz látható az a form, ahol ki lehet választani a sablont és el lehet küldeni az emaileket.

Mindkét esetben a Kintlévőség beállítások-ban megadott feladóval és címtípusra mennek ki a levelek, amennyiben a partnernek rögzítve van a megadott típusú email címe.
Ha van megadva Rejtett másolat mezőben email cím, akkor minden egyes kiküldött emailből érkezik egy példány oda is, tehát egyszerűen ellenőrizhető, hogy kimentek-e a levelek és milyen tartalommal.

Minta

Egy tipikus beállítás:

A képen szereplő beállítások értelmezése:

• 1 (info): „Heti pénzügyi összefoglaló” címmel küld a rendszer levelet az összes (-9999 és 9999 közötti késedelmes napok közötti) pénzügyileg nyitott állapotú számláról.
• 2 (Info -3 nap) „Értesítés hamarosan lejáró számláról” címmel küld a fizetési határidő lejárta előtt 3 nappal (ezért -3) egyetlen alkalommal ( ezért 0 az újraküldhető napok száma).
• 3 (2 napja lejárt) „Számla információ” címmel megy egy e-mail egyetlen alkalommal, pontosan a fizetési határidő lejártát követő 2 nappal.
• 4 (7 napos felszólítás) „Első fizetési felszólítás” címmel, szintén egyetlen alkalommal a fizetési határidő lejártát követő hetedik napon megy az e-mail.
• 5 (8-15 napos felszólítás) „Fizetési felszólítás” címmel a 8. és a 15. késedelmes nap között, 3 naponta megy az email a késedelmes számlákról.
• 6 (16-30 napos felszólítás) „Fizetési felszólítás” címmel a 16. és a 30. késedelmes nap között 3 naponta küld a rendszer e-mailt
• 7 (31. napi utolsó) „Behajtás előtti utolsó fizetési felszólítás” címmel, pontosan a 31. napon megy ki ez a levél, egyetlen alkalommal.
• 8 (Consequence) „Információ követeléskezelőnek történt átadásról” címmel pontosan a 35. napon megy az email, szintén egyetlen alkalommal.

A rendszer minden esetben a pénzügyi számlanyilvántartásban szereplő számlák fizetési határidejét nézi, valamint a bankon vagy házipénztáron keresztül kiegyenlített (vagy lezárt) állapotot veszi figyelembe. Emiatt nagyon fontos, hogy az automatizált fizetési felszólítások küldése naprakész adatokból dolgozzon, azaz minden egyes banki nap végén a beérkezett összegeket be kell vezetni a nyilvántartásba, nehogy olyan számlára menjen ki fizetési felszólítás, ami már térült.

A fenti példában csak az első („Heti pénzügyi összefoglaló”) e-mail tartalmazza az összes pénzügyileg rendezetlen számlát, az összes többi csak a felszólítás időszakába eső számlákat sorolja fel függetlenül attól, hogy vannak esetleg más rendezetlen számlák is.

Kapcsolódó oldalak:

• Pénzügy
• Pénzügyi törzsadatok
• Fizetési felszólítás / Egyenlegközlő minta sablonok