Korlátlan mennyiségű különböző értesítő e-mail beállítására van lehetőség a
Törzsadatok → Pénzügyi→ Kintlevőség
menüpontban.
Tipikusan kétféle értesítést szoktunk beállítani:
Tetszés szerinti intervallummal és ismétlődéssel lehet különböző fizetési felszólításokat automatizáltan küldeni.
Beállítása szintén a Törzsadatok → Pénzügyi → Kintlevőség
menüpontban történik.
Az elkészült sablonok és beállítások alapján kétféle módon történhet a küldés:
Pénzügy → Számlák → Késedelmes számlák
menüpont bármelyik listáját kiválasztva, a navigációs részen található Felszólítás email
gomb hatására lesz látható az a form, ahol ki lehet választani a sablont és el lehet küldeni az emaileket.
Mindkét esetben a Kintlévőség beállítások-ban megadott feladóval és címtípusra mennek ki a levelek, amennyiben a partnernek rögzítve van a megadott típusú email címe.
Ha van megadva Rejtett másolat
mezőben email cím, akkor minden egyes kiküldött emailből érkezik egy példány oda is, tehát egyszerűen ellenőrizhető, hogy kimentek-e a levelek és milyen tartalommal.
A képen szereplő beállítások értelmezése:
A rendszer minden esetben a pénzügyi számlanyilvántartásban szereplő számlák fizetési határidejét nézi, valamint a bankon vagy házipénztáron keresztül kiegyenlített (vagy lezárt) állapotot veszi figyelembe. Emiatt nagyon fontos, hogy az automatizált fizetési felszólítások küldése naprakész adatokból dolgozzon, azaz minden egyes banki nap végén a beérkezett összegeket be kell vezetni a nyilvántartásba, nehogy olyan számlára menjen ki fizetési felszólítás, ami már térült.
A fenti példában csak az első („Heti pénzügyi összefoglaló”) e-mail tartalmazza az összes pénzügyileg rendezetlen számlát, az összes többi csak a felszólítás időszakába eső számlákat sorolja fel függetlenül attól, hogy vannak esetleg más rendezetlen számlák is.
Kapcsolódó oldalak: