Bizonylat készítéskor az árkategória kezelésénél elvártak a következőek.

Az árkategória legördülő mezőben a rendszerben beállított, a bizonylat számára elérhető árkategóriák közül választhat.
Ha csak egy árkategóriát rögzített a törzsadatok közé, akkor a legördülő nem jelenik meg bizonylatkészítéskor, hanem automatikusan azt az egyet használja a program.

Az árkategória egyúttal a bizonylat pénznemét is meghatározza.

Ha a bizonylaton vannak már tételek, akkor nem lehet eltérő pénznemű árkategóriát választani.

Tétel hozzáadásakor a cikknek azt az árát fogja felkínálni amelyik a kiválasztott árkategória szerint a rendszerben található.

Korábbi bizonylatról származó tételek hozzáadásakor az árakat a korábbi bizonylatról veszi, az árkategóriától függetlenül.

Amennyiben az árkategória pénzneme eltér a felhasznált bizonylat pénznemétől, akkor a rendszer általában megpróbálja átkonvertálni a pénzösszeget a másik pénznemre.

A bizonylat készítés gyorsítása és a felhasználó munkájának segítése miatt a következő alapértelmezett működésekkel van kiegészítve az árkategóriák használata.

• Alapértelmezett árkategória
  Ha a bizonylatok nincsenek tételek, és nincs partner sem kiválasztva, akkor az árkategória legördülőben szerepel továbbá egy
  *(… (HUF))* formában megadott alapértelmezett árkategória. Alapértelmezetten ez van kiválasztva induláskor.
  
  Ide az az árkategória kerül, amelyik a törzsadatokban alapértelmezettként van megjelölve.
  Ez az árkategória az alapértelmezettségi tulajdonsága nélkül is még egy példányban szerepel a legördülőben.
  Ez az árkategória, alapértelmezettként funkcionál, azzal a kitétellel, hogy meg is változhat a lentebb részletezett körülmények esetén.

• Partner alapértelmezett árkategóriája
  Ez egy partnerenként beállítható nem kötelező paraméter a partner alapértelmezett árkategóriája.
  Ha a kiválasztott árkategória alapértelmezett , akkor a partner kiválasztásakor az árkategória (és akár a pénznem is) átvált a partner alapértelmezett árkategóriájára.
  A változásról, illetve annak sikertelenségéről üzenetet kap a felhasználó.

• Korábbi bizonylatok pénznemének megtartása
  Ennek a működésnek a feltétele, hogy a bizonylat felhasználása előtt az árkategória alapértelmezett legyen.
  
  Új bizonylatok készítésekor korábbi bizonylat felhasználása során igény lehet arra, hogy a rendszer automatikusan változtassa meg a pénznemet (átállítva az árkategóriát is) úgy, hogy az új bizonylat pénzneme a felhasznált korábbi bizonylat pénznemére változzon.
  
  Ez a működés alapértelmezetten elvárt és így biztosítva van a szerződések esetén:
  • Szerződésteljesítések felhasználásakor
  • Szerződések megújításakor
    
    A Rendszer → Beállítások → Rendszerbeállítások menüpont alatt ez bekapcsolható minden más bizonylatra is a Bizonylatkészítés / Bizonylat pénznemének kötelező megtartása beállításon keresztül.