Felhasználói eszközök
Áttérés checklist
Időpont kiválasztás
A legtöbb cégvezető szerint a január 1-el kezdődő átállás az egyetlen lehetséges időpont, szigorúan a pénzügyi évhez igazodva. Azonban sok cégnek az év vége, a karácsonyi időszak amúgy is nagy terhelést jelent, ezért a legnagyobb munka közben nem túl jó dolog a kollégákat oktatással és plusz munkával tovább terhelni, miközben a régi rendszerben is dolgoznak. Az ügyviteli rendszert inkább olyankor kell lecserélni, amikor a cég elviseli, hogy minden áll 1-2 napig. Ezért nem csak az év vége, vagy a hónap forduló, hanem akár egy hétvége is megfelelő időpont lehet.
Előkészületek
Az előkészület a legfontosabb és egyben a leghosszabb rész, nagyon alapos munkát kíván. El kell dönteni, hogy
- milyen rendszerre állunk át (ha itt tartunk, akkor ez valószínűleg az eVIR rendszer lesz)
- külső segítséggel vagy belső erőforrásokkal történik meg az átállás
- mikor történjen
- az adatok hogyan lesznek exportálva a régi rendszerből
- milyen adatok és hogyan kerülnek importálásra az eVIR rendszerbe
- az üzleti folyamatokat átgondolás után hogyan tudjuk megvalósítani
- a jogosultsági rendszer kialakítása milyen elvek szerint történjen
- az egyedi próba rendszerben meg tudjuk-e valósítani az összes átállás-kritikus folyamatot
- a felhasználók oktatása mikor és hogyan történjen
Maga az átállás
Az átállás kezdete akkor jön el, amikor a régi rendszerben már nem keletkezhetnek új adatok. Ekkor történik meg az adatok exportálása, importálása. Ezek az adatok tipikusan:
- Partnerek
- Cikkek (termékek, szolgáltatások)
- A leltár szerinti árukészlet (nyitókészlet)
- Élő rendelések, kiegyenlítetlen számlák, egyéb függő dolgok.
Megfelelő előkészítés esetén ez 1-2 munkanap alatt megtörténhet.
Tesztelés, hibák javítása
Az átállást követő első munkanap érdemes különösen körültekintőnek lenni. Fel kell készülni arra, hogy az előzetesen megfelelő oktatást ellenére is nagyjából semmit sem fognak elsőre megtalálni az új rendszerben. Ráadásul az alapos előkészítés ellenére is biztosan kell még egy kicsit finomhangolni a rendszeren: például az élesben történő használat alatt gyorsan kiderül, ha valakinek nincs jogosultsága valamilyen funkcióhoz, ami kellene a munkájához. Az észrevételeket pozitívan kell kezelni, mert hamar komoly belső ellenállás fogja azt mondani, hogy „a régi rendszerben minden jobb volt”.
Bejelentés
A NAV Online számla rendszer indulása óta már nem kell a korábbi nyomtatványon bejelenteni a NAV részére a számlázó program használatának megkezdését, ellenben még az első számla kiállítása előtt el kell végezni a regisztrációt és a technikai felhasználó adatait az eVIR beállításaiba át kell másolni.
Kapcsolódó oldalak:
Eszközök az oldalon
