A más forrásból származó (pl. számlatömbben kézzel készített, vagy más számlázóprogramból kiállított) számlák adatai is rögzíthetőek. A rendszerben kiállított vevői számlák automatikusan importálódnak.

A Pénzügy → Számlák → Új számla menüpont alatt lehet pénzügyi számlát rögzíteni:

• Partner adatok megadása.
• Paraméterek beállítása:
  • Számlatípus: ez lehet
    • vevői: saját számla, ami vagy az eVIR rendszerből, vagy a rendszertől függetlenül keletkezett
    • szállítói: szállítótól származó számla
  • Számlaszám: a számla száma.
    Számla rögzítése már létező számlaszámmal
  • Fizetési mód
  • Számla dátuma
  • Teljesítés dátuma
  • Fizetési határidő
  • Pénznem: A pénzügyi törzsadatokban szereplő pénznemekből lehet választani.
  • Kisadózó
  • Kerekítés használata számoláskor és ellenőrzéskor: a tételek kerekítve számolódjanak ki, vagy pedig a legnagyobb értelmezhető matematikai pontossággal.
• Megjegyzés
  • Hivatkozási szám: hivatkozás a számlához kapcsolódó azonosítóra, például: rendelésszám.
  • Költséghely törzsadat kiválasztása.
  • Költségviselő törzsadat kiválasztása.
  • Időszak: elszámolási időszak dátum kiválasztása.
  • Munkaszám törzsadat kiválasztása.
  • | Tételenkénti elszámolás adatok | A gombra kattintva a költséghely, költségviselő, időszak és munkaszám adatok megadására tételenként lesz lehetőség.
• Tételek
  Nem szükséges részletesen felsorolni a számlán szereplő összes tételt, hanem csak olyan részletességgel, amire később a lekérdezéseknél szükség lehet. Pl. tipikusan egy tétel szokott lenni az áru vásárlása, „árubeszerzés” megnevezéssel, még akkor is ha sok tételt tartalmaz a számla.
  A számla tételeinek kívánt részletességű bontása a következő adatokkal:
  • Megnevezés: pl. Árubeszerzés, Értékesítés, stb.
  • Típus: a pénzügyi törzsadatokban előre definiált tételtípusok közül lehet választani
  • Nettó, ÁFA %, ÁFA, Bruttó adatok közül bármelyik kettő megadása esetén a másik kettőt a rendszer kiszámolja.
  • Összesen: a fenti tételek összege.
  • | További tételek hozzáadása | gomb: alapértelmezetten egy pénzügyi számlán 3 tételnek elegendő helyet jelenít meg a rendszer. Ha több tételre van szükség, akkor ezzel a gombbal lehet további tételeket hozzáadni.
  • | Ellenőriz | gomb: a fentiekben írt ÁFA és összesítő számolási műveleteket végzi el.
    Ha az összegeket újra szeretnénk számoltatni, ki kell törölni a megfelelő mezőből az adatot. Ennek oka, hogy az ÁFA kerekítések miatt eltérések lehetnek a számlán szereplő összegek és a rendszer által kiszámolt adatok között, ezért lehetőség van manuálisan korrigálni azokat. A rendszer elfogadja a felhasználó által megadott adatokat, ha azok matematikailag nem mutatnak eltérést, de informál a lehetséges problémáról.
• A Számla állapota részen levő két mező csak olvasható, értéküket a rendszer állítja be az adatok alapján:
  • Állapot: a számla pénzügyi rendezettségi állapota.
    • Rendezetlen: a számlához semmilyen bank vagy pénztári tétel nem tartozik.
    • Lezárt: a számla pénzügyileg rendezett.
    • Bizonytalan: a számla részben rendezett.
  • Lezárás dátuma: az a dátum, amikor a számla teljes egészében kiegyenlítésre vagy lezárásra került.
• | Felvesz | gombra kattintva lehet rögzíteni a kitöltött űrlapot.
  A Rendszer → Beállítások → Rendszerbeállítások menüpont alatt a Pénzügyi számlák területen a Számlák rögzítése után mezőben kiválasztható hogyan folytassa a munkát a program.
• | Felvesz és új számla | gombra kattintva az adatrögzítés után azonnal lehetőséget biztosít a következő számla adatainak felvitelére és egyből új üres űrlapot nyit meg. Tipikus felhasználásnak számít, amikor több számla kerül egymás után rögzítésre.

A számlán szereplő termékek raktári bevételezését nem itt, hanem a Raktár → Bevételezés számláról menüpontban kell elvégezni!

A Rendszer → Beállítások → Rendszerbeállítások menüpont alatt a Pénzügyi számlák területen a Szállítói számla automatikus import mezőben bekapcsolva a bevételezés végén azonnal a szállítói számla rögzítésére irányít a program és automatikusan kitöltésre kerülnek a partner, számlaszám és tétel adatok.

Kapcsolódó oldalak:

• Pénzügy
• Pénzügyi törzsadatok
• Házipénztár kezelés
• Bankszámla kezelés
• ÁFA kerekítés
• Pénzügyi kerekítés