eVIR tudásbázis

Mintapélda a felszólító levelek automatizálására

1. A Törzsadatok,
2. Pénzügyi,
3. Felszólítás sablon,
4. Felszólítás sablon lista menüpont alatt érhető el a rögzített pénzügyi értesítő és fizetési felszólító levelek listája.

Egy tipikus felszólítás sablon lista látható a képen. Az itt látható beállítások értelmezése:

1. (Egyenlegértesítő): „Pénzügyi összefoglaló” címmel küld a rendszer levelet az összes (-9999 és 9999 közötti késedelmes napok közötti) pénzügyileg nyitott állapotú számláról.
2. (Info -3 nap) „Értesítés hamarosan lejáró számláról” címmel küld a fizetési határidő lejárta előtt 3 nappal (ezért -3) egyetlen alkalommal ( ezért 0 az újraküldhető napok száma).
3. (Ma lejáró) „Értesítés a mai napon lejáró számlákról” címmel megy egy e-mail egyetlen alkalommal, pontosan a fizetési határidő lejártának napján.
4. (2 napja lejárt) „Rendezetlen számla információ” címmel megy egy e-mail egyetlen alkalommal, pontosan a fizetési határidő lejártát követő 2 nappal.
5. (7 napos felszólítás) „Első fizetési felszólítás” címmel, szintén egyetlen alkalommal a fizetési határidő lejártát követő hetedik napon megy az e-mail.
6. (8-15 napos felszólítás) „Fizetési felszólítás” címmel a 8. és a 15. késedelmes nap között, 3 naponta megy az email a késedelmes számlákról.
7. (16-30 napos felszólítás) „Fizetési felszólítás” címmel a 16. és a 30. késedelmes nap között 3 naponta küld a rendszer e-mailt.
8. (31. napi utolsó) „Behajtás előtti utolsó fizetési felszólítás” címmel, pontosan a 31. napon megy ki ez a levél, egyetlen alkalommal.
9. (Consequence) „Információ követeléskezelőnek történt átadásról” címmel pontosan a 35. napon megy az email, szintén egyetlen alkalommal.

A rendszer minden esetben a pénzügyi számlanyilvántartásban szereplő számlák fizetési határidejét nézi, valamint a bankon vagy házipénztáron keresztül kiegyenlített (vagy lezárt) állapotot veszi figyelembe.
Emiatt nagyon fontos, hogy az automatizált fizetési felszólítások küldése naprakész adatokból dolgozzon, azaz minden egyes banki nap végén a beérkezett összegeket be kell vezetni a nyilvántartásba, nehogy olyan számlára menjen ki fizetési felszólítás, ami már térült.

A fenti példában csak az első („Heti pénzügyi összefoglaló”) e-mail tartalmazza az összes pénzügyileg rendezetlen számlát, az összes többi csak a felszólítás időszakába eső számlákat sorolja fel függetlenül attól, hogy vannak esetleg más rendezetlen számlák is.

Kapcsolódó oldalak:

• Pénzügyi értesítő és fizetési felszólítás
• Felszólítás sablon rögzítése
• Fizetési felszólítás / Egyenlegközlő PDF minta
• Email sablon létrehozása
• Késedelmi sablon