eVIR tudásbázis

A rendszerrel az adatbázisban található adatok alapján lehet vevői rendelést rögzíteni. A rendelés alapja lehet egy korábban kiadott ajánlat is, de ettől teljesen függetlenül is készülhet.
A rendszer külső rendszerrel történő kommunikációja (pl. webshop) is eredményezhet vevői rendelést. A művelet célja, hogy dokumentálja a vevőtől bármilyen kommunikációs csatornán érkezett megrendelést, és erről egy rendelés visszaigazolás bizonylatot generáljon, ami tartalmaz minden olyan adatot, ami a megrendelés körülményeire és tételeire vonatkozik.

A bizonylat készítésről általánosságban itt lehet olvasni: Bizonylat készítés

A vevői rendelés készítésének lépései:

1. Vevői rendelés készítés elindítása a Rendelések → Vevői → Rendeléskészítés menüpontban
2. Partner kiválasztása
3. Paraméterek megadása:
   1. Dátum (Nem módosítható, a rendszer állítja be)
   2. Folyamat állapot
      • Érkezett: alapértelmezett új rendelés esetén
      • Feldolgozott:amikor a megrendelés feldolgozásra került
      • Megerősített:a megrendelés visszaigazolásra, megerősítésre került
      • Beszerzés alatt:a megrendelés teljesítéséhez szükséges tételek beszerzése folyamatban
      • Összekészítés alatt:a teljesítéshez szükséges termékek raktári összekészítés alatt vannak
      • Átvehető:a rendelés teljesíthető állapotban van
      • Szállítónak átadva:kiszállítás esetén a futárnak/szállítónak átadva
      • Teljesítve:a rendelés teljesítésre került
      • Lezárva:a rendelés lezárásra került
   3. Szállítási határidő
   4. ÁFA körön kívüli: amennyiben a rendelés tételei ne tartalmazzanak ÁFÁ-t.
   5. Árkategória kiválasztása
   6. Rendelés hivatkozás: amennyiben van vevői hivatkozási szám, akkor azt ide lehet rögzíteni
4. Megjegyzés írása
5. Tételek hozzáadása a Keresendő mezőbe történő beírást követően a megfelelő gomb megnyomásával:
   1. Termék raktárból: termék keresése raktárkészleten, azaz az azonnal, raktárkészletről teljesíthető termékek között
   2. Termék cikktörzsből: termék keresése a cikktörzsben, azaz a raktárkészlettől teljesen függetlenül elérhető terméklistában
   3. Termék beszállítótól: a vevői rendeléssel egyidejűleg szállítói rendelés is készül a vevői rendeléssel azonos időben
   4. Szolgáltatás keresés: szolgáltatás keresése
   5. Korábbi rendelések: egy korábbi vevői rendelés tételeinek betöltése
   6. Korábbi berendelések: egy korábbi szállítói rendelés tételeinek betöltése
   7. Ajánlatok: egy korábban készült árajánlat tételeinek betöltése
6. Tételek hozzáadásának ismétlése egészen addig, ameddig az összes kívánt tétel szerepel a bizonylaton
7. Felvesz gomb hatására elkészül a rendelés, valamint egy PDF dokumentum, ami a következőket tartalmazhatja a rendelés tételeitől függően:
   1. Rendelés visszaigazolás nevű dokumentum, amit a vevőnek lehet eljuttatni. Tartalmazza az összes terméket eladási áron. Ez alapján fog elkészülni a számla is.
   2. Rendelés raktárból nevű dokumentum, ami kvázi egyenértékű egy raktárközi mozgás bizonylattal. Ez alapján lehet a raktárkészletből összekészíteni a termékeket.
   3. Beszállítói rendelés: a szállítónak küldhető megrendelés, ami beszerzési áron tartalmazza a tételeket. Ez lehet majd a raktári bevételezés alapja.

Az elkészült rendeléseket a Rendelések → Vevői → Rendeléslista menüpontban lehet megtalálni.

A rendelések tételeiről, állapotáról a Rendelések → Vevői → Rendelésállapotok menüpontban található aktuális információ.

A rendszer a rendelések teljesíthetőségi állapotát a rendeléshez tartozó (virtuális) raktárban levő termékek alapján határozza meg:

• Ameddig a raktárban nincs legalább annyi termék, mint amennyi a rendelésen szerepel, a rendelés állapota Nyitott
• Ha a rendeléshez tartozó raktárban a megrendelés teljesítéséhez szükséges mennyiségű termék van, akkor az állapot Teljesíthető-re változik.
• Ha a rendeléshez tartozó raktárban már van valamennyi termék, de kevesebb, mint amennyi a megrendelés teljesítéséhez szükséges lenne, akkor az állapot Részteljesíthető-re változik.
• Ha a rendeléshez tartozó termékek számlázásra (vagy szállítólevélre) kerülnek, akkor az állapota „Teljesített”-re változik. Fontos, hogy számla/szállítólevél készítés esetén kizárólag a Vevői rendelés gomb használatával a bizonylatra került termékek teljesítik a megrendelést, a Termék raktárból gomb csak kiveszi a rendelés raktárból a terméket teljesítés nélkül (pl. ha másik vevőnek kerül értékesítésre a termék, ami majd pótolva lesz)

Ha a vevői rendelés nem kerül teljesítésre (mert pl. a vevő visszamondta a megrendelést), akkor lehetőség van a rendelés lezárására. Ezt bármelyik olyan listából el lehet végezni, ahonnan magát a rendelést meg lehet nézni (pl. Rendelések → Vevői → Rendeléslista menüpontból elindulva), a rendelés nézet navigációs részén levő lezárás funkcióval. Ebben az esetben a rendszer igény szerint lehetőséget biztosít a lezárandó megrendeléshez tartozó raktárban levő termékek áthelyezésére más raktárba.

Ha valamilyen ok miatt szükség van a vevői rendelés módosítására, akkor azt új vevői megrendelés készítésével lehet megcsinálni, ami új bizonylatszámot is kap, viszont megjegyzés szinten hivatkozik az előző megrendelés bizonylatszámára. Ekkor a rendelés készítés elindítását követő első lépés a Korábbi rendelések gomb megnyomása legyen, aminek hatására a rendszer be tudja tölteni az előző megrendelés minden adatát (partner, tételek, stb.), valamint a következő lépésben lehetőséget biztosít a korábbi megrendelés automatikus lezárására is. Ha a korábbi megrendelés automatikusan lezárásra kerül, akkor a korábbi megrendeléshez tartozó raktárban levő termékek automatikusan áthelyezésre kerülnek az új megrendeléshez tartozó raktárba.

A rendszer bármennyi és bármilyen mértékű részteljesítést kezel egy vevői rendeléshez. A vevői rendelés a részteljesítések miatt nem kerül automatikusan lezárásra, egészen addig nyitott állapotban marad, ameddig nincs minden tétele számlázva vagy szállítólevére helyezve. A részteljesítések alkalmával számlázott termékek mennyisége természetesen már nem számít bele a még szállítandó termékek mennyiségébe, a rendszer pontosan tudja, hogy egy-egy rendelésből mit szállítottunk már le és még mit kell szállítani. Erre vonatkozó információt a Rendelések → Vevői → Rendelésállapotok menüpontban található listák szolgáltatnak.

Kapcsolódó oldalak:

• Bizonylat készítés
• Ajánlat
• Szállítói rendelés
• Logisztikai műveletek