Tartalomjegyzék

Az eVIR logisztikai folyamata

Ez az oldal végponttól végpontig mutatja be, hogyan áll össze az eVIR funkcióiból egy működő kereskedelmi-logisztikai folyamat: a törzsadatok felvitelétől a kiegyenlített számláig.

A wiki többi oldala egy-egy funkciót ír le („hogyan kell kitölteni ezt az űrlapot„). Ez az oldal és a hozzá tartozó folyamat-oldalak azt írják le, hogy mi mit követ, mi miből lesz, és mikor melyik utat érdemes választani.

Ha még egyetlen adat sincs a rendszerben, érdemes ezekkel kezdeni: Az első lépések és Áttérés más rendszerről az eVIR-re. Ez az oldal onnan folytatja.

A folyamat madártávlatból

A rendszer raktár-központú. A készletkezelés alapszabálya, ami az egész folyamatot meghatározza:

Termék kizárólag raktári bevételezéssel (vagy gyártással) kerülhet be a rendszerbe, és kizárólag számlán vagy szállítólevélen hagyhatja el azt. Közben tetszőleges számú raktárban és bizonylaton megfordulhat. Részletesen: Készletkezelés.

Alapfogalmak

Ezek azok a fogalmak, amelyeken a kezdő felhasználók a leggyakrabban elcsúsznak.

Fogalom Mit jelent
Cikktörzs A termékek és szolgáltatások törzsadata. Mennyiség nincs benne, csak maga a cikk (cikkszám, megnevezés, mennyiségi egység, ÁFA, árak). Hogy miből mennyi van, azt a raktár mondja meg. → Cikkszámok
Termék / szolgáltatás A termék raktárban tartható, mozgatható, leltározható. A szolgáltatás nem: nincs készlete, közvetlenül bizonylatra kerül. Szerződésre kizárólag szolgáltatás tehető.
Partner A vevő és a szállító ugyanabban a partnertörzsben van. Hogy valaki vevő vagy szállító, azt nem a törzsadat dönti el, hanem az, hogy milyen bizonylatra kerül. → Partnernyilvántartás
Raktár Virtuális raktárból korlátlan számú lehet: főraktár, alapanyagraktár, telephelyi raktár, partnernek félretett áru raktára, bizományos raktár. → Raktár törzsadatok
A rendelés raktára Minden vevői rendeléshez automatikusan létrejön egy saját, virtuális raktár. A rendelés teljesíthetőségét a rendszer úgy dönti el, hogy ennek a raktárnak a tartalmát veti össze a rendelés tételeivel. A készlet „lefoglalása” azt jelenti, hogy a termék raktárközi mozgással ide kerül. A rendelés kiszámlázásával ez a raktár megszűnik.
Idegen készlet Szállítólevélről bevételezett, a szállító által még ki nem számlázott áru. A rendszer nyilvántartja, és bizonylatkészítéskor jelzi. A szállítói számla megérkezésekor kell összevezetni. → Raktári bevételezés
Teljesíthetőségi állapot A vevői rendelés állapota: Nyitva → Részteljesíthető → Teljesíthető → Teljesítve. Nem kézzel állítjuk, a rendszer számolja a rendelés raktárának tartalmából. → Rendelés állapotok
Számlázandó Előkészített, még ki nem számlázott tétel (tipikusan teljesített szerződésből). Innen készül a tömeges számlázás. → Számlázandók
Előzmény bizonylat Számlát lehet a semmiből is készíteni, de készülhet vevői rendelésből, szállítólevélből, munkalapból is — ilyenkor a tételeket nem kell újra bevinni.

A folyamat szakaszai

1. Előkészítés — törzsadatok

Törzsadatok

Mielőtt bármi mozogna: cikkek (termék és/vagy szolgáltatás), legalább egy raktár, partnerek, árkategóriák, ÁFA kulcsok és fizetési módok. Ha webshop is lesz, ugyanitt kell elvégezni a cikkek webshopos előkészítését (tulajdonságok, kategóriák, képek, láthatóság).

2. Beszerzés

Rendelések → Beszállítói , Raktár → Bevételezés számláról / Bevételezés szállítólevélről

A beszerzés opcionálisan beszállítói rendeléssel kezdődik, ami később a bevételezés alapja lehet (nem kell újra rögzíteni a tételeket). A bevételezés kétféle lehet: a szállító számlája alapján (ez az egyszerűbb, tipikus eset), vagy a szállítólevele alapján — utóbbinál a termék idegen készletként kerül be, és a számla megérkezésekor kell összevezetni. A bevételezésből automatikusan lehet szállítói számlát rögzíteni a pénzügyi nyilvántartásba.

3. Gyártás

Gyártás

Termék nem csak beszerzéssel kerülhet raktárba: a gyártás modul az alapanyagokat kivezeti az alapanyagraktárból, és a legyártott terméket bevételezi a célraktárba. Történhet egyedileg, vagy előre rögzített recept alapján.

4. Készletkezelés

Raktár

A raktárak közötti mozgatás, a leltározás (vak- és tükörleltár, leltárfelvételi ívek), az eltérések rendezése raktár korrekcióval, és a készlet lekérdezése.

5. Értékesítés — ajánlat és vevői rendelés

Árajánlatok , Rendelések → Vevői

Az ajánlat nem foglal készletet, csak tájékoztat. Belőle egy gombnyomással vevői rendelés generálható, de rendelés ajánlat nélkül is készülhet. A vevői rendelés tételei háromféleképpen vehetők fel: a cikktörzsből (később kell hozzá készletet foglalni), a raktárból (a rendszer azonnal átmozgatja a rendelés raktárába), vagy beszállítótól (a vevői rendeléssel egyidejűleg beszállítói rendelés is készül).

Webshop — a megrendelés másik útja

Webshop , Webshop connector

A vevői rendelés nem csak kézzel keletkezhet. Az eVIR saját (B2B) webshopjából és a csatlakoztatott külső (B2C) webáruházakból (Unas, Shoprenter, Shopify, WooCommerce) beérkező megrendelések ugyanabba a vevői rendeléskezelőbe kerülnek, és onnantól ugyanaz a folyamatuk.

6. Kiszállítás

Szállítólevél

Az árumozgás dokumentálása és az átvétel igazolása. A szállítólevél lehet a számla előzménye — a rendszer a részszámlázást is kezeli. Ide tartoznak a szállítási módok, csomagpontok, futárcégek is.

7. Munkalap és TMS munkaórák

Munkalap , TMS

A munkalapra termék és szolgáltatás egyaránt kerülhet, majd a munkalap számlázható. A TMS feladat- és projektkezelőben rögzített munkaórákból szintén készülhet munkalap.

8. Szolgáltatások és szerződések

Szerződés , Számlázandók

A szerződésnyilvántartásban kizárólag szolgáltatások szerepelnek (pl. előfizetés, bérleti díj, támogatás). A szerződéseket egyedileg vagy tömegesen lehet teljesíteni; a teljesítésekből számlázandó tételek lesznek, amelyeket aztán tömegesen ki lehet számlázni.

9. Számlázás

Számlázás

Számlát lehet előzmény bizonylat nélkül készíteni (raktárból, cikktörzsből vagy szolgáltatásból), illetve vevői rendelésből, szállítólevélből, munkalapból, vagy a számlázandókból tömegesen. Ide tartozik a pénztárgépes bizonylat és a NAV Online Számla adatszolgáltatás is.

10. Pénzügy

Pénzügy

A kiállított vevői számla automatikusan átkerül a pénzügyi számlanyilvántartásba. A szállítói számlák a bevételezésből importálhatók vagy kézzel rögzíthetők. A kiegyenlítést bankon vagy házipénztáron keresztül lehet kezelni, vagy a számla egyszerűen lezárható. A nyitott vevői számlák alapján a rendszer automatikusan küld egyenlegértesítőt és fizetési felszólítást.

Ha valami visszafelé megy

Sztornó, helyesbítés, visszáru, téves bevételezés, lezárás visszavonása: Visszáru, sztornó, helyesbítés

Speciális készletmozgások

Bizományba adás és vétel, kölcsönzés, szerviz (eszközkezelő): Speciális készletmozgások

Melyik utat érdemes választani?

Bevételezés: szállítólevélről vagy számláról?

Helyzet Melyik menüpont
A szállító a számlát az áruval együtt hozza Raktár → Bevételezés számláról — ez az egyszerűbb, tipikus eset
Az áru szállítólevéllel érkezik, a számla később jön Raktár → Bevételezés szállítólevélről, majd a számla megérkezésekor Bevételezés számláról a | Rendezetlen szállítólevelek | gombbal. Ekkor nem történik újabb árumozgás.
Nyitókészlet bevitele más rendszerből Raktár → Bevételezés számláról egy „Nyitókészlet„ nevű partnerrel → Áttérés

Vevői rendelés: honnan kerüljenek rá a tételek?

Gomb Mikor Mi történik a készlettel
| Termék cikktörzsből | Még nincs (elég) készlet, vagy később dől el, honnan lesz Semmi. A készletet később kell a rendelés raktárába mozgatni (Rendelések → Műveletek → Rendelés raktármozgás)
| Termék raktárból | Van készlet, és azonnal le kell foglalni A rendszer azonnal átmozgatja a terméket a főraktárból a rendelés raktárába
| Termék beszállítótól | Nincs készlet, és a beszállítótól kell rendelni Nem mozdul semmi, de a vevői rendeléssel egyidejűleg elkészül a beszállítói rendelés is

Számla: kell-e elé szállítólevél?

Helyzet Út
Az áru és a számla egyszerre jut el a vevőhöz Közvetlenül számla — szállítólevél nélkül
Az áru előbb megy ki, a számla később Szállítólevél, majd később számla a szállítólevélről (részszámlázás is lehetséges)
Sok kis szállítás, egy havi számla Több szállítólevél, majd egy számla mindegyikről

A kiállított szállítólevelet a hatályos szabályozás szerint ésszerű időn belül (tipikusan 15 nap) számlázni kell.

Kapcsolódó oldalak: