Tartalomjegyzék
Az eVIR logisztikai folyamata
Ez az oldal végponttól végpontig mutatja be, hogyan áll össze az eVIR funkcióiból egy működő kereskedelmi-logisztikai folyamat: a törzsadatok felvitelétől a kiegyenlített számláig.
A wiki többi oldala egy-egy funkciót ír le („hogyan kell kitölteni ezt az űrlapot„). Ez az oldal és a hozzá tartozó folyamat-oldalak azt írják le, hogy mi mit követ, mi miből lesz, és mikor melyik utat érdemes választani.
Ha még egyetlen adat sincs a rendszerben, érdemes ezekkel kezdeni: Az első lépések és Áttérés más rendszerről az eVIR-re. Ez az oldal onnan folytatja.
A folyamat madártávlatból
A rendszer raktár-központú. A készletkezelés alapszabálya, ami az egész folyamatot meghatározza:
Termék kizárólag raktári bevételezéssel (vagy gyártással) kerülhet be a rendszerbe, és kizárólag számlán vagy szállítólevélen hagyhatja el azt. Közben tetszőleges számú raktárban és bizonylaton megfordulhat. Részletesen: Készletkezelés.
Alapfogalmak
Ezek azok a fogalmak, amelyeken a kezdő felhasználók a leggyakrabban elcsúsznak.
| Fogalom | Mit jelent |
|---|---|
| Cikktörzs | A termékek és szolgáltatások törzsadata. Mennyiség nincs benne, csak maga a cikk (cikkszám, megnevezés, mennyiségi egység, ÁFA, árak). Hogy miből mennyi van, azt a raktár mondja meg. → Cikkszámok |
| Termék / szolgáltatás | A termék raktárban tartható, mozgatható, leltározható. A szolgáltatás nem: nincs készlete, közvetlenül bizonylatra kerül. Szerződésre kizárólag szolgáltatás tehető. |
| Partner | A vevő és a szállító ugyanabban a partnertörzsben van. Hogy valaki vevő vagy szállító, azt nem a törzsadat dönti el, hanem az, hogy milyen bizonylatra kerül. → Partnernyilvántartás |
| Raktár | Virtuális raktárból korlátlan számú lehet: főraktár, alapanyagraktár, telephelyi raktár, partnernek félretett áru raktára, bizományos raktár. → Raktár törzsadatok |
| A rendelés raktára | Minden vevői rendeléshez automatikusan létrejön egy saját, virtuális raktár. A rendelés teljesíthetőségét a rendszer úgy dönti el, hogy ennek a raktárnak a tartalmát veti össze a rendelés tételeivel. A készlet „lefoglalása” azt jelenti, hogy a termék raktárközi mozgással ide kerül. A rendelés kiszámlázásával ez a raktár megszűnik. |
| Idegen készlet | Szállítólevélről bevételezett, a szállító által még ki nem számlázott áru. A rendszer nyilvántartja, és bizonylatkészítéskor jelzi. A szállítói számla megérkezésekor kell összevezetni. → Raktári bevételezés |
| Teljesíthetőségi állapot | A vevői rendelés állapota: Nyitva → Részteljesíthető → Teljesíthető → Teljesítve. Nem kézzel állítjuk, a rendszer számolja a rendelés raktárának tartalmából. → Rendelés állapotok |
| Számlázandó | Előkészített, még ki nem számlázott tétel (tipikusan teljesített szerződésből). Innen készül a tömeges számlázás. → Számlázandók |
| Előzmény bizonylat | Számlát lehet a semmiből is készíteni, de készülhet vevői rendelésből, szállítólevélből, munkalapból is — ilyenkor a tételeket nem kell újra bevinni. |
A folyamat szakaszai
1. Előkészítés — törzsadatok
Törzsadatok
Mielőtt bármi mozogna: cikkek (termék és/vagy szolgáltatás), legalább egy raktár, partnerek, árkategóriák, ÁFA kulcsok és fizetési módok. Ha webshop is lesz, ugyanitt kell elvégezni a cikkek webshopos előkészítését (tulajdonságok, kategóriák, képek, láthatóság).
- Részletesen: Előkészítés — törzsadatok
2. Beszerzés
Rendelések → Beszállítói , Raktár → Bevételezés számláról / Bevételezés szállítólevélről
A beszerzés opcionálisan beszállítói rendeléssel kezdődik, ami később a bevételezés alapja lehet (nem kell újra rögzíteni a tételeket). A bevételezés kétféle lehet: a szállító számlája alapján (ez az egyszerűbb, tipikus eset), vagy a szállítólevele alapján — utóbbinál a termék idegen készletként kerül be, és a számla megérkezésekor kell összevezetni. A bevételezésből automatikusan lehet szállítói számlát rögzíteni a pénzügyi nyilvántartásba.
- Részletesen: Beszerzési folyamat
3. Gyártás
Gyártás
Termék nem csak beszerzéssel kerülhet raktárba: a gyártás modul az alapanyagokat kivezeti az alapanyagraktárból, és a legyártott terméket bevételezi a célraktárba. Történhet egyedileg, vagy előre rögzített recept alapján.
- Részletesen: Gyártási folyamat
4. Készletkezelés
Raktár
A raktárak közötti mozgatás, a leltározás (vak- és tükörleltár, leltárfelvételi ívek), az eltérések rendezése raktár korrekcióval, és a készlet lekérdezése.
- Részletesen: Készletkezelési folyamat
5. Értékesítés — ajánlat és vevői rendelés
Árajánlatok , Rendelések → Vevői
Az ajánlat nem foglal készletet, csak tájékoztat. Belőle egy gombnyomással vevői rendelés generálható, de rendelés ajánlat nélkül is készülhet. A vevői rendelés tételei háromféleképpen vehetők fel: a cikktörzsből (később kell hozzá készletet foglalni), a raktárból (a rendszer azonnal átmozgatja a rendelés raktárába), vagy beszállítótól (a vevői rendeléssel egyidejűleg beszállítói rendelés is készül).
- Részletesen: Értékesítési folyamat
Webshop — a megrendelés másik útja
Webshop , Webshop connector
A vevői rendelés nem csak kézzel keletkezhet. Az eVIR saját (B2B) webshopjából és a csatlakoztatott külső (B2C) webáruházakból (Unas, Shoprenter, Shopify, WooCommerce) beérkező megrendelések ugyanabba a vevői rendeléskezelőbe kerülnek, és onnantól ugyanaz a folyamatuk.
- Részletesen: Belső (B2B) webshop beüzemelése · Külső webshop csatlakoztatása
6. Kiszállítás
Szállítólevél
Az árumozgás dokumentálása és az átvétel igazolása. A szállítólevél lehet a számla előzménye — a rendszer a részszámlázást is kezeli. Ide tartoznak a szállítási módok, csomagpontok, futárcégek is.
- Részletesen: Kiszállítási folyamat
7. Munkalap és TMS munkaórák
Munkalap , TMS
A munkalapra termék és szolgáltatás egyaránt kerülhet, majd a munkalap számlázható. A TMS feladat- és projektkezelőben rögzített munkaórákból szintén készülhet munkalap.
- Részletesen: Munkalap és TMS munkaórák
8. Szolgáltatások és szerződések
Szerződés , Számlázandók
A szerződésnyilvántartásban kizárólag szolgáltatások szerepelnek (pl. előfizetés, bérleti díj, támogatás). A szerződéseket egyedileg vagy tömegesen lehet teljesíteni; a teljesítésekből számlázandó tételek lesznek, amelyeket aztán tömegesen ki lehet számlázni.
- Részletesen: Szolgáltatás- és szerződésfolyamat
9. Számlázás
Számlázás
Számlát lehet előzmény bizonylat nélkül készíteni (raktárból, cikktörzsből vagy szolgáltatásból), illetve vevői rendelésből, szállítólevélből, munkalapból, vagy a számlázandókból tömegesen. Ide tartozik a pénztárgépes bizonylat és a NAV Online Számla adatszolgáltatás is.
- Részletesen: Számlázási folyamat
10. Pénzügy
Pénzügy
A kiállított vevői számla automatikusan átkerül a pénzügyi számlanyilvántartásba. A szállítói számlák a bevételezésből importálhatók vagy kézzel rögzíthetők. A kiegyenlítést bankon vagy házipénztáron keresztül lehet kezelni, vagy a számla egyszerűen lezárható. A nyitott vevői számlák alapján a rendszer automatikusan küld egyenlegértesítőt és fizetési felszólítást.
- Részletesen: Pénzügyi folyamat
Ha valami visszafelé megy
Sztornó, helyesbítés, visszáru, téves bevételezés, lezárás visszavonása: Visszáru, sztornó, helyesbítés
Speciális készletmozgások
Bizományba adás és vétel, kölcsönzés, szerviz (eszközkezelő): Speciális készletmozgások
Melyik utat érdemes választani?
Bevételezés: szállítólevélről vagy számláról?
| Helyzet | Melyik menüpont |
|---|---|
| A szállító a számlát az áruval együtt hozza | Raktár → Bevételezés számláról — ez az egyszerűbb, tipikus eset |
| Az áru szállítólevéllel érkezik, a számla később jön | Raktár → Bevételezés szállítólevélről, majd a számla megérkezésekor Bevételezés számláról a | Rendezetlen szállítólevelek | gombbal. Ekkor nem történik újabb árumozgás. |
| Nyitókészlet bevitele más rendszerből | Raktár → Bevételezés számláról egy „Nyitókészlet„ nevű partnerrel → Áttérés |
Vevői rendelés: honnan kerüljenek rá a tételek?
| Gomb | Mikor | Mi történik a készlettel |
|---|---|---|
| | Termék cikktörzsből | | Még nincs (elég) készlet, vagy később dől el, honnan lesz | Semmi. A készletet később kell a rendelés raktárába mozgatni (Rendelések → Műveletek → Rendelés raktármozgás) |
| | Termék raktárból | | Van készlet, és azonnal le kell foglalni | A rendszer azonnal átmozgatja a terméket a főraktárból a rendelés raktárába |
| | Termék beszállítótól | | Nincs készlet, és a beszállítótól kell rendelni | Nem mozdul semmi, de a vevői rendeléssel egyidejűleg elkészül a beszállítói rendelés is |
Számla: kell-e elé szállítólevél?
| Helyzet | Út |
|---|---|
| Az áru és a számla egyszerre jut el a vevőhöz | Közvetlenül számla — szállítólevél nélkül |
| Az áru előbb megy ki, a számla később | Szállítólevél, majd később számla a szállítólevélről (részszámlázás is lehetséges) |
| Sok kis szállítás, egy havi számla | Több szállítólevél, majd egy számla mindegyikről |
A kiállított szállítólevelet a hatályos szabályozás szerint ésszerű időn belül (tipikusan 15 nap) számlázni kell.
Kapcsolódó oldalak: